Digitale Transformation fängt bei den Zeitdaten von KI / AI an und die fehlen meistens genau dort, wo Sie sie am dringendsten brauchen

KI Zeit online und offline messen.

Ihr Unternehmen hat ein neues Tool eingeführt. Vielleicht ein KI-Assistent, vielleicht eine neue Softwarelösung, vielleicht ein digitalisierter Workflow. Die Frage, die danach eigentlich jeder stellen sollte, lautet: Hat es sich gelohnt? Die ehrliche Antwort ist in den meisten Unternehmen: Niemand weiß es genau. Nicht, weil niemand nachdenkt – sondern weil niemand die Zeit gemessen hat, die vorher wirklich gebraucht wurde, und niemand die Zeit misst, die es jetzt tatsächlich kostet.

Problem

Digitale Transformation wird häufig als Technologiefrage behandelt: neue Software einführen, Prozesse „digitalisieren“, KI-Tools ausrollen. Was dabei fast immer fehlt, ist die einfachste aller Grundlagen – eine belastbare Zeitmessung auf Tätigkeitsebene. Wie lange dauert ein bestimmter Arbeitsschritt heute wirklich? Wie oft wird er ausgeführt? Wo entstehen Wartezeiten, Doppelarbeit oder Reibungsverluste zwischen Abteilungen?

Ohne diese Datenbasis wird jede Digitalisierungsentscheidung zur Bauchentscheidung. Ein neues Tool wird eingeführt, weil es „modern“ wirkt oder ein Anbieter überzeugende Zahlen aus einer fremden Studie präsentiert – nicht, weil im eigenen Unternehmen belegt ist, dass ein bestimmter Prozessschritt tatsächlich zu lange dauert oder zu teuer ist.

Besonders deutlich wird das aktuell beim Thema künstliche Intelligenz. Viele Unternehmen setzen KI-Tools ein, um Zeit zu sparen – Texte generieren, Recherchen beschleunigen, Code-Entwürfe erstellen, Daten zusammenfassen. Aber wie viel Zeit spart das tatsächlich? Die reine Nutzungsdauer der KI ist dabei nur die halbe Wahrheit. Entscheidend ist, wie viel Zeit anschließend in die Nachbearbeitung fließt: Prüfen, Korrigieren, Umformulieren, Faktenchecken. Wenn diese Nachbearbeitungszeit nicht separat erfasst wird, bleibt der tatsächliche Effektivitäts- und Kostenvorteil von KI-Einsatz Vermutung statt Fakt.

Ursache

Das Grundproblem ist fast immer dasselbe: Zeiterfassung wird als lästige Pflicht behandelt, nicht als strategisches Instrument. Klassische Tools erfassen bestenfalls grobe Projektzeiten – „3 Stunden an Projekt X gearbeitet“ – aber nicht die feinere Ebene, die für Prozessoptimierung und digitale Transformation eigentlich relevant wäre: einzelne Tätigkeitstypen, wiederkehrende Arbeitsschritte, und neue Kategorien wie „KI-Nutzung“ oder „Nachbearbeitung KI-Ergebnis“ als eigene, messbare Aktivitäten.

Hinzu kommt: Je aufwändiger die Erfassung, desto seltener wird sie tatsächlich sauber durchgeführt. Wer für jede kleine Tätigkeitsänderung eine App bedienen oder einen Timer manuell umstellen muss, lässt genau die Feinheit der Daten schleifen, die für eine fundierte Digitalisierungsentscheidung nötig wäre. Am Ende entsteht eine Datenlücke genau an der Stelle, an der Unternehmen die verlässlichsten Zahlen bräuchten, um über neue Technologien wie KI-Tools rational zu entscheiden.

Lösung

Genau hier setzt TimeSpin an. Der haptische Zeiterfassungswürfel macht es möglich, einzelne Tätigkeitstypen so granular zu erfassen, wie es das Unternehmen braucht – ohne dass die Erfassung selbst zur zusätzlichen Belastung wird. Jede der zwölf Würfelseiten lässt sich frei mit einer Aktivität belegen. Für die Frage nach dem echten Wert von KI-Einsatz bedeutet das konkret:

• Eine Seite für „KI-Nutzung“ – die reine Zeit, in der mit einem KI-Tool gearbeitet wird
• Eine Seite für „Nachbearbeitung KI-Ergebnis“ – Korrektur, Prüfung, Umformulierung
• Eine Seite für den entsprechenden klassischen Arbeitsschritt ohne KI, sofern beide Varianten parallel im Unternehmen vorkommen

Aus diesen drei Datenpunkten entsteht zum ersten Mal eine belastbare Vergleichsbasis: Wie viel Zeit kostet eine Aufgabe mit KI-Unterstützung inklusive Nachbearbeitung wirklich – im Vergleich zur klassischen Bearbeitung ohne KI? Erst mit dieser Zahl lässt sich seriös beurteilen, ob ein KI-Tool tatsächlich Zeit und damit Kosten spart, oder ob der Nachbearbeitungsaufwand die vermeintliche Ersparnis wieder auffrisst.

Dasselbe Prinzip lässt sich auf jeden anderen Prozess im Unternehmen anwenden. Weil die Erfassung durch eine einfache Drehbewegung erfolgt, entsteht eine feingliedrige Datenbasis nahezu nebenbei – ohne dass Mitarbeitende aktiv an Dokumentation denken müssen. Genau diese Datenbasis ist die eigentliche Grundlage für digitale Transformation: nicht das nächste Tool, sondern das Wissen darüber, wo Zeit im Unternehmen tatsächlich hinfließt – und wo neue Technologie sie wirklich einspart.

Für Unternehmen, die nicht jede Rolle mit einem physischen Würfel ausstatten möchten, lässt sich TimeSpin zudem hybrid einsetzen: Ausgewählte Teams oder Testgruppen arbeiten mit dem Würfel, andere erfassen dieselben Kategorien wahlweise per klassischem Timer in Browser oder App. Alle Daten laufen im selben Portal zusammen und lassen sich einheitlich auswerten – ideal, um zunächst in einzelnen Abteilungen zu testen, wie viel Zeit KI-Einsatz wirklich spart, bevor eine unternehmensweite Entscheidung getroffen wird.

Jetzt Kontakt aufnehmen

Bevor Sie die nächste Investition in ein KI-Tool oder einen digitalisierten Prozess rechtfertigen müssen: Schaffen Sie sich die Datenbasis, auf der diese Entscheidung wirklich stehen sollte. Mit TimeSpin lässt sich in wenigen Minuten pro Team einrichten, welche Tätigkeiten Sie separat messen möchten, inklusive KI-Nutzung und Nachbearbeitung. Testen Sie, wie viel Zeit Ihre Prozesse heute wirklich kosten, mit TimeSpin.