Steigern Sie Ihren Geschäftserfolg, indem Sie Ihre Zeit erfassen.
Der Artikel von Liz Steblay vertritt die These, dass eine möglichst vollständige Zeiterfassung nicht nur der Abrechnung dient, sondern ein wesentliches Instrument zur wirtschaftlichen Steuerung eines Unternehmens ist. Besonders für Selbstständige, Beraterinnen und Berater schafft sie eine belastbare Grundlage für Preisgestaltung, Akquise und persönliche Arbeitsorganisation.
1. Zeit als begrenzte Investition
Steblay betrachtet Zeit nicht nur als verbrauchte Arbeitszeit, sondern als Investition. Jede Stunde wird für einen bestimmten Zweck eingesetzt und sollte möglichst einen angemessenen Nutzen erzeugen.
Dieser Nutzen muss nicht immer unmittelbar finanziell sein. Zeit mit Familie und Freunden, Schlaf, Sport oder Erholung kann die Lebensqualität verbessern. Im geschäftlichen Kontext sollte jedoch geprüft werden, ob der zeitliche Einsatz beispielsweise zu Umsatz, neuen Kunden, besseren Prozessen oder einer stärkeren Marktposition führt.
Die entscheidende Frage lautet daher:
Welchen konkreten oder langfristigen Ertrag erzielt die eingesetzte Zeit?
2. Messen als Voraussetzung für Verbesserung
Der Artikel greift sinngemäß den bekannten Managementgrundsatz auf, dass sich nur das gezielt steuern lässt, was zuvor gemessen wurde. Ohne Tätigkeitsdaten basiert die Einschätzung der eigenen Arbeit häufig auf Erinnerungen oder subjektiven Eindrücken.
Eine systematische Erfassung zeigt dagegen:
welche Tätigkeiten besonders viel Zeit beanspruchen,
wie häufig Aufgaben unterbrochen werden,
wie viel Zeit tatsächlich für Kunden aufgewendet wird,
wie hoch der Anteil nicht abrechenbarer Tätigkeiten ist,
ob genügend Zeit in Akquise und Unternehmensentwicklung fließt,
welche Aktivitäten möglicherweise zu wenig Nutzen erzeugen.
Zeiterfassung wird damit zu einer Datengrundlage für bessere Entscheidungen.
3. Abrechnung nach Stunden
Bei einer stundenbasierten Vergütung ist die Zeiterfassung unmittelbar erforderlich. Ohne eine genaue Dokumentation können Leistungen vergessen, zu niedrig angesetzt oder gegenüber dem Kunden nicht nachvollziehbar belegt werden.
Eine lückenhafte Erfassung führt deshalb schnell zu wirtschaftlichen Verlusten. Bereits mehrere nicht erfasste kurze Telefonate, E-Mails oder Abstimmungen können sich im Laufe eines Monats zu einem erheblichen Umfang summieren.
Für eine nachvollziehbare Abrechnung sollte nicht nur die Dauer, sondern auch der Bezug zu folgenden Informationen dokumentiert werden:
Kunde oder Mandant,
Projekt oder Auftrag,
konkrete Tätigkeit,
Datum und Zeitraum,
gegebenenfalls verantwortliche Person.
4. Den tatsächlichen Aufwand einer Leistung kennen
Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Frage, wie lange bestimmte Leistungen tatsächlich dauern. Diese Information ist notwendig, um Angebote realistisch zu kalkulieren.
Subjektive Schätzungen unterschätzen häufig kleinere Nebentätigkeiten. Zu einem Workshop gehören beispielsweise nicht nur die Stunden der Durchführung, sondern auch:
Vorbereitung und Konzeption,
Abstimmung mit dem Kunden,
Erstellung von Unterlagen,
An- und Abreise,
technische Vorbereitung,
Nachbereitung und Dokumentation,
Rechnungsstellung und Administration.
Wird nur die sichtbare Leistung betrachtet, entsteht ein falsches Bild der Wirtschaftlichkeit. Eine vollständige Tätigkeitsanalyse macht dagegen den gesamten Aufwand transparent.
5. Festpreise richtig kalkulieren
Steblay empfiehlt, Zeiten auch dann zu erfassen, wenn die Leistung nicht nach Stunden abgerechnet wird. Gerade bei Festpreisen ist die interne Zeiterfassung besonders wichtig.
Ein Beispiel:
Für eine Beratungsleistung werden 5.000 Euro vereinbart. Wenn der gesamte Auftrag 40 Stunden beansprucht, ergibt sich vor Abzug weiterer Kosten ein rechnerischer Umsatz von 125 Euro je Stunde. Werden tatsächlich 80 Stunden benötigt, sinkt dieser Wert auf 62,50 Euro.
Ohne Zeiterfassung erscheint der Umsatz von 5.000 Euro möglicherweise attraktiv. Erst der Vergleich mit dem tatsächlichen Aufwand zeigt, ob der Auftrag profitabel war.
Die gewonnenen Daten ermöglichen anschließend:
zukünftige Festpreise anzupassen,
den Leistungsumfang genauer abzugrenzen,
zusätzliche Leistungen gesondert zu berechnen,
Prozesse zu standardisieren,
besonders aufwendige Arbeitsschritte zu automatisieren,
unwirtschaftliche Angebote künftig zu vermeiden.
Die Zeiterfassung verliert beim Festpreis somit nicht an Bedeutung. Sie wechselt lediglich ihre Funktion: vom Abrechnungsinstrument zum internen Controlling-Instrument.
6. Den wirtschaftlichen Nutzen von Akquise prüfen
Der Artikel nennt als Beispiel mehr als 20 Stunden, die in die Beantwortung einer Ausschreibung investiert wurden. Das Unternehmen erhielt den Auftrag nicht. Rückblickend hätten persönliche Gespräche mit früheren oder potenziellen Kunden möglicherweise einen höheren Nutzen gebracht.
Damit verweist Steblay auf die Opportunitätskosten von Zeit. Wer 20 Stunden für eine Ausschreibung einsetzt, kann diese 20 Stunden nicht gleichzeitig für andere Akquisemaßnahmen verwenden.
Für eine fundierte Bewertung sollten daher nicht nur die Ergebnisse, sondern auch die dafür eingesetzten Zeiten erfasst werden:
Akquisemaßnahme Zeitaufwand Ergebnis
Ausschreibungen 40 Stunden ein Auftrag
Persönliche Gespräche 15 Stunden drei Aufträge
LinkedIn-Aktivitäten 10 Stunden fünf qualifizierte Kontakte
Veranstaltungen 20 Stunden zwei konkrete Anfragen
Erst diese Verbindung aus Zeitaufwand und Ergebnis zeigt, welche Maßnahmen tatsächlich wirksam sind. Allerdings sollte die Bewertung nicht zu kurzfristig erfolgen, da Marketing und Beziehungsaufbau oft erst später zu Aufträgen führen.
7. Verantwortung für die Geschäftsentwicklung
Selbstständige müssen nicht nur Kundenaufträge bearbeiten, sondern auch das eigene Unternehmen weiterentwickeln. Nach der im Artikel genannten Faustregel sollten ungefähr 20 Prozent der Arbeitszeit für Geschäftsentwicklung, Marketing und vergleichbare Aktivitäten eingesetzt werden.
Bei einer 40-Stunden-Woche wären das etwa acht Stunden. Dazu können beispielsweise gehören:
Kontaktpflege zu Bestandskunden,
Gespräche mit potenziellen Kunden,
Erstellung von Fachbeiträgen,
Pflege der eigenen Website,
Entwicklung neuer Angebote,
Aufbau von Kooperationen,
Weiterbildung und Marktbeobachtung.
Das Problem besteht darin, dass dringende Kundenaufgaben diese Tätigkeiten häufig verdrängen. Eine Erfassung schafft Verbindlichkeit: Sie zeigt, ob die strategischen Aufgaben tatsächlich erledigt werden oder nur regelmäßig aufgeschoben werden.
Die 20-Prozent-Regel ist allerdings kein allgemeingültiger Zielwert. In einer Wachstumsphase kann ein höherer Anteil sinnvoll sein, während ein stark ausgelastetes Unternehmen möglicherweise weniger Zeit benötigt. Entscheidend ist, einen geeigneten Zielwert festzulegen und die tatsächliche Entwicklung zu beobachten.
8. Kundenzeiten auch ohne Stundenabrechnung erfassen
Nach Steblay sollte mindestens der Aufwand je Kunde dokumentiert werden – unabhängig vom Vergütungsmodell. Damit lässt sich feststellen:
welche Kunden besonders betreuungsintensiv sind,
wie viel nicht vereinbarter Zusatzaufwand entsteht,
welche Projekte profitabel sind,
bei welchen Kunden häufige Abstimmungen notwendig sind,
ob der vereinbarte Preis zum tatsächlichen Aufwand passt.
Dabei kann sich zeigen, dass ein umsatzstarker Kunde keineswegs der profitabelste Kunde ist. Wenn viele Rückfragen, Änderungen und zusätzliche Abstimmungen notwendig sind, kann ein kleinerer, gut organisierter Auftrag wirtschaftlich attraktiver sein.
9. Einzelne Tätigkeiten statt nur Gesamtarbeitszeit betrachten
Eine reine Erfassung von „acht Stunden gearbeitet“ bietet wenig Erkenntnisgewinn. Wichtig ist die Zuordnung zu Tätigkeiten.
So kann ein Arbeitstag beispielsweise aus folgenden Bereichen bestehen:
drei Stunden Kundenprojekt,
zwei Stunden Besprechungen,
eine Stunde Angebotserstellung,
eine Stunde Administration,
eine Stunde Marketing.
Erst diese Aufteilung macht sichtbar, wie sich das persönliche Tätigkeitsportfolio zusammensetzt. Auf dieser Grundlage lassen sich Aufgaben bündeln, delegieren, standardisieren oder automatisieren.
Besonders wertvoll ist die Auswertung wiederkehrender Tätigkeiten. Wenn etwa jeden Monat viele Stunden für dieselbe administrative Aufgabe aufgewendet werden, kann geprüft werden, ob Software, eine Prozessänderung oder KI-Unterstützung den Aufwand reduzieren kann.
10. Angebotserstellung als eigener Kostenblock
Die Autorin hebt ausdrücklich hervor, dass auch die Zeit für Angebote und Ausschreibungen erfasst werden sollte. Diese Arbeit wird häufig nicht vergütet, kann aber einen erheblichen Teil der verfügbaren Kapazität beanspruchen.
Für eine sinnvolle Bewertung sollten Unternehmen mindestens drei Größen miteinander vergleichen:
Zeitaufwand für die Angebotserstellung
Erfolgsquote der Angebote
Umsatz oder Deckungsbeitrag der gewonnenen Aufträge
Eine niedrige Erfolgsquote muss nicht automatisch negativ sein. Entscheidend ist, ob die gewonnenen Aufträge den gesamten Akquiseaufwand wirtschaftlich rechtfertigen. Tätigkeitsdaten helfen außerdem zu erkennen, für welche Interessenten sich eine aufwendige Angebotserstellung lohnt und wann ein standardisiertes Kurzangebot angemessener wäre.
11. Persönliche Ziele ebenfalls messbar machen
Steblay überträgt den Ansatz auch auf private oder persönliche Ziele. Wer Schlaf, Bewegung, Schreiben oder andere Gewohnheiten verbessern möchte, kann zunächst den aktuellen Zustand erfassen.
Der Grundgedanke bleibt derselbe:
Nicht die Messung selbst erzeugt die Verbesserung, sondern die bewussten Entscheidungen, die auf Grundlage der Messung getroffen werden.
Damit die Erfassung hilfreich bleibt, sollte sie nicht in übermäßige Selbstkontrolle umschlagen. Sie soll Orientierung schaffen und keine zusätzliche Belastung verursachen.
12. Auswahl der Erfassungsmethode
Der Artikel nennt verschiedene Möglichkeiten:
Excel-Tabellen,
Software und Apps,
Buchhaltungs- oder Projektmanagementsysteme,
physische Geräte zur Zeiterfassung.
Die beste Methode ist nicht zwangsläufig die mit den meisten Funktionen. Entscheidend ist, dass sie im Alltag konsequent verwendet wird. Klassische Start-Stopp-Systeme haben dabei eine typische Schwäche: Nutzer müssen bei jedem Tätigkeitswechsel aktiv an das Öffnen einer Anwendung, die Auswahl eines Projekts und das Starten oder Stoppen eines Timers denken.
Je größer diese Unterbrechung ist, desto häufiger wird die Erfassung vergessen oder nachträglich geschätzt.
13. Bedeutung der haptischen Zeiterfassung
Hier lässt sich der Gedanke des Artikels unmittelbar auf TimeSpin übertragen. Der TimeSpin-Dodekaeder wird mit individuell definierten Tätigkeits- oder Aktivitätsaufklebern konfiguriert. Beginnt eine andere Aufgabe, wird der Würfel einfach auf die entsprechende Seite gedreht. Die erfassten Daten werden anschließend automatisch synchronisiert.
Der Vorteil liegt in der unmittelbaren Verbindung zwischen Handlung und Erfassung:
Der Tätigkeitswechsel wird physisch sichtbar.
Ein digitales Menü muss nicht jedes Mal geöffnet werden.
Kurze Telefonate, Besprechungen und spontane Aufgaben werden seltener vergessen.
Die Erfassung lässt sich leichter in den Arbeitsablauf integrieren.
Individuell beschriftete Seiten bilden die relevanten Tätigkeiten des Nutzers ab.
Die Daten können für Projektabrechnung, Controlling und Tätigkeitsanalysen verwendet werden.
Über Schnittstellen und Exporte können die Informationen zudem an bestehende Softwarelösungen, ERP-Systeme, Warenwirtschaftssysteme oder Buchhaltungslösungen übergeben werden. Damit wird die haptische Erfassung Teil einer durchgängigen digitalen Prozesskette.
14. Zeiterfassung ist nicht gleich Mitarbeiterkontrolle
Ein wichtiger, im Artikel nur indirekt enthaltener Aspekt ist die richtige Verwendung der Daten. Zeiterfassung sollte nicht ausschließlich dazu dienen, Menschen miteinander zu vergleichen oder eine vermeintlich lückenlose Auslastung zu erzwingen.
Sinnvoller ist es, die Daten für konkrete Fragen zu nutzen:
Sind Projekte wirtschaftlich kalkuliert?
Wo entstehen wiederkehrende Zusatzaufwände?
Welche Tätigkeiten können vereinfacht werden?
Wie viel Zeit bleibt für Unternehmensentwicklung?
Welche Prozesse eignen sich für Automatisierung oder KI?
Welche Kunden oder Leistungen benötigen zu viele Ressourcen?
Richtig eingesetzt, schafft Zeiterfassung Transparenz über Strukturen und Prozesse – nicht bloß über Anwesenheit.
Fazit
Liz Steblay beschreibt Zeiterfassung als betriebswirtschaftliches Steuerungsinstrument. Sie hilft nicht nur bei der Abrechnung, sondern auch bei der Festpreiskalkulation, Bewertung von Akquisemaßnahmen, Analyse der Kundenprofitabilität und Planung strategischer Tätigkeiten.
Der eigentliche Wert entsteht in drei Schritten:
Tätigkeiten möglichst vollständig erfassen.
Zeitaufwand mit Ergebnissen, Umsätzen und Zielen verbinden.
Aus den Erkenntnissen konkrete Veränderungen ableiten.
Gerade eine haptische Lösung wie TimeSpin kann die notwendige Datengrundlage vereinfachen. Durch das Drehen des individuell konfigurierten Dodekaeders werden Tätigkeitswechsel intuitiv dokumentiert. Dadurch wird Zeiterfassung weniger zu einer nachträglichen Verwaltungsaufgabe und stärker zu einem selbstverständlichen Bestandteil des Arbeitsalltags.
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